ייבוא נתונים: לא להקליד הכול מחדש

מדריך למזכירות ולרכזות

ההתנגדות הכי נפוצה למעבר לתוכנה חדשה היא "אין לי זמן להקליד את הכול מחדש". זו התנגדות מוצדקת: בית ספר בינוני מנהל עשרות תלמידי שילוב, כמה מורות סיוע ומערכת שעות שלמה. הנה איך מעבירים את הנתונים בלי להקליד.

אילו נתונים צריך להעביר

• רשימת התלמידים: שם, כיתה, שעות זכאות ותחומים.
• רשימת המורות: שם ומכסת שעות שבועית.
• מערכת השעות של הכיתות, כדי לדעת ממה מותר להוציא.

שלוש דרכים להעביר נתונים

1. קובץ אקסל. אם כבר יש לכם רשימות בקובץ, אפשר לייבא אותן ישירות. חשוב שכל עמודה תכיל סוג מידע אחד: שם בעמודה אחת, כיתה בעמודה אחרת.
2. הדבקה מרשימה. לפעמים הכי מהיר פשוט להעתיק רשימת שמות ולהדביק אותה, והתוכנה מפצלת לשורות.
3. קריאת מערכת שעות קיימת. אם מערכת השעות של בית הספר מופקת כקובץ PDF, אפשר לטעון אותו והתוכנה קוראת ממנו את השיעורים.

מה לבדוק אחרי הייבוא

• שמות כפולים. שני תלמידים עם אותו שם צריכים סימון מבדיל, אחרת שיבוץ ילך לתלמיד הלא נכון.
• כיתות בכתיב אחיד. "ג1" ו"ג-1" הם לתוכנה שתי כיתות שונות.
• סכום שעות הזכאות מול מה שמוכר לכם, כדי לאתר שורה שנקראה לא נכון.
• מכסות המורות, שלא נכנסו עם שגיאת הקלדה.

כמה זמן זה לוקח בפועל

כשהנתונים כבר קיימים בקובץ, ההעברה היא עניין של דקות, ורוב הזמן מושקע בבדיקה ובתיקון פרטים קטנים. אצלנו לא עושים את זה לבד: מלווים אתכם בהקמה הראשונה, כולל הייבוא עצמו.

קישורים קשורים

• המדריך המלא לבניית מערכת שעות סיוע
• ניהול שעות זכאות